Czego mogą się nauczyć pracownicy biurowi od profesjonalnych sportowców
Wprowadzenie
Sukcesy w biurze osiąga się tak samo, jak na stadionie olimpijskim – latami ciężkiej pracy i samodoskonalenia, których rezultaty widać w momentach próby. W poniższym artykule radzimy pracodawcom i pracownikom, w jaki sposób mogą wykorzystać metody podpatrzone u profesjonalnych sportowców, aby zwiększyć wydajność pracy i zyskać więcej czasu na osiąganie swoich celów także w życiu prywatnym.
Klucz do sukcesu: regeneracja
Na pracowników biurowych nakłada się coraz więcej codziennych obowiązków. Jednocześnie podejmują oni nowe wyzwania wymagające kreatywności i umiejętności rozwiązywania problemów. Jak można to pogodzić?
W profesjonalnym sporcie kluczem do sukcesu jest regeneracja, która umożliwia robienie codziennych postępów w dłuższej perspektywie czasowej. To właśnie dzięki tej ciągłości sportowcy osiągają swoją szczytową wydajność. Czas na odzyskanie sił musi się znaleźć między dwoma rodzajami ćwiczeń wykonywanymi podczas jednej sesji treningowej, a także między dwoma sesjami treningowymi odbywającymi się tego samego dnia. Niewystarczająca regeneracja może mieć negatywny wpływ na postępy, a nawet prowadzić do kontuzji.
Spadek i wzrost wydajności profesjonalnych lekkoatletów podczas treningów i regeneracji.
W przypadku profesjonalnych lekkoatletów regeneracja polega na psychicznym i fizycznym odpoczynku. Na odpoczynek fizyczny z reguły składa się dziewięć godzin snu w nocy oraz półtoragodzinna, popołudniowa drzemka w ciągu dnia. Oprócz tego każdy plan treningowy przewiduje czas na regenerację, tak aby sportowcy mogli całkowicie skupić się na wykonywaniu ćwiczeń wedle własnych sił i umiejętności. Z kolei odpoczynek psychiczny (np. spędzanie czasu z rodziną i przyjaciółmi) stanowi okazję do spokojnego przemyślenia niepowodzeń i pomaga lekkoatletom wytrwać w treningach tak długo, aż ich wysiłki zaczną przynosić efekty.
Skoro więc regeneracja ma tak ogromne znaczenie dla profesjonalnych sportowców, w jaki sposób może wpłynąć na pracowników biurowych?
Regeneracja a wydajność pracy
Wpływ niewystarczającej regeneracji na wydajność pracy był przedmiotem wielu różnych badań. Zaobserwowano na przykład, że po dwóch godzinach pracy sędziowie przestali udzielać zwolnienia warunkowe ubiegającym się o nie więźniom, ponieważ pojawiło się u nich zmęczenie wynikające z ciągłego podejmowania decyzji (Danziger, et al., 2011). Na początku odsetek wniosków rozpatrzonych pozytywnie wynosił 65%, a w ciągu dwóch godzin spadł poniżej 10%. Z kolei po okresie regeneracji wrócił do 65%. Spadku liczby zatwierdzonych wniosków nie dało się wyjaśnić innymi czynnikami, takimi jak powaga popełnionego przestępstwa, sędzia, prawnik lub lokalizacja więzienia. Jak się okazało, to zmęczenie sędziów spowodowało u nich problemy z podjęciem rozważnej, przemyślanej decyzji. W efekcie woleli wybrać bezpieczniejszą opcję i odmówić zwolnienia warunkowego.
Podobną tendencję da się zaobserwować w halach fabrycznych. W ciągu ostatnich 30 minut dwugodzinnej zmiany zdarza się dwa razy więcej wypadków, niż w ciągu pierwszych 30 minut (Tucker & Folkard, 2012).
To samo zjawisko występuje również podczas korzystania z wyświetlaczy ekranowych. Uwaga użytkowników rozprasza się już po 20 minutach, a po godzinie ich wydajność spada z powodu niższego tempa pracy lub większej częstotliwości popełniania błędów (Boksem, et al., 2005; Lorist, et al., 2000, 2005). Nasuwa się więc pytanie, czy skoro niewystarczająca regeneracja powoduje spadek wydajności, zapewnienie pracownikom dłuższego okresu na odpoczynek może ją poprawić.
„Zmęczenie powoduje, że sędziowie mają trudności z podejmowaniem przemyślanych decyzji. Dla więźniów oznacza to, że ich szansa na uzyskanie zwolnienia warunkowego na początku dnia wynosi 65%, a dwie godziny później poniżej 10%. Po odpoczynku sędziego odsetek udzielonych zwolnień warunkowych znów wzrasta do 65%”.
Źródło: Danziger, et al., 2001.
Spadek i wzrost wydajności w pracy sędziów w ciągu dnia (źródło: Danziger, et al., 2001)
Jak zwiększyć wydajność pracowników biurowych
Czas na regenerację
Jeśli pracownicy korzystający z wyświetlaczy ekranowych robią sobie przerwy na odpoczynek, zwiększa się ich tempo pracy i zmniejsza się częstotliwość popełniania błędów (Van den Heuvel, et al., 2002; Hedge, et al., 2001). Jeśli natomiast podczas tych przerw wychodzą z biura na krótki spacer, nabierają energii i świeżego spojrzenia (Thayer, 2008). Dzięki temu zwiększa się ich kreatywność i zdolność rozwiązywania problemów (Oppezzo & Schwartz, 2014). W praktyce oznacza to, że pracownicy korzystający z wyświetlaczy ekranowych mogą zwiększyć swoją wydajność robiąc krótki, trzyminutowy spacer po każdej godzinie pracy.
Odpoczynek psychiczny
Odpoczynek psychiczny jest równie ważny dla pracowników biurowych, jak dla profesjonalnych sportowców. Aby jednak przyniósł pożądane efekty, pracownikom należy zapewnić odpowiednią ilość wolnego czasu, kiedy nie myślą już swoich obowiązkach. Gdy wymagania i oczekiwania wobec pracowników rosną, warto zadbać, by nie wiązało się to z dłuższymi godzinami pracy. Dobrym rozwiązaniem może się okazać praca zdalna, która eliminuje konieczność dojeżdżania do biura. Pracownicy mogą także spróbować wprowadzić drobne zmiany, które pozwolą im zaoszczędzić czas.
Oszczędność czasu
Aby zaoszczędzić nieco czasu, warto zoptymalizować warunki pracy z wyświetlaczami ekranowymi (pod tym określeniem najczęściej kryją się urządzenia takie jak komputery stacjonarne, laptopy, tablety i smartfony). Liczba spędzanych z nimi godzin ciągle rośnie, a i tak nie uwzględnia czasu, który przeznaczamy na korzystanie z nich dla rozrywki. Do szybkiej pracy potrzeba monitora o przekątnej co najmniej 19 cali – na smartfonie, tablecie lub laptopie pracuje się znacznie wolniej z powodu mniejszych rozmiarów ekranu (Raptis, et al., 2013; Findlater & McGrenre 2008).
Małe ekrany to nie jedyna wada mobilnych urządzeń. Pisanie na smartfonie czy tablecie jest dużo wolniejsze niż na tradycyjnej klawiaturze, a brak odczuwalnej informacji zwrotnej powoduje, że pisanie na tablecie jest o 26% wolniejsze niż pisanie na klawiaturze komputera (Chaparro, et al., 2014). Istotnym czynnikiem jest też kolor: 80% pracowników pisze szybciej na jasnej klawiaturze z ciemnymi znakami niż na ciemnej klawiaturze z jasnymi znakami (IJmker, 2015). Większość osób w ogóle nie używa numerycznej części klawiatury, można więc bez żalu wymienić klawiaturę standardową na kompaktową. Pozwoli to zmniejszyć odległość ręki do myszki i tym samym przyspieszyć pracę.
Po ustawieniu laptopa na podstawce oraz wyposażeniu pracownika w zewnętrzną myszkę i klawiaturę tempo pracy zwiększa się (w zależności od wykonywanych zadań) od 17% (Lindblad, et al., 2004) do aż 115% (Sommerich, et al., 2001).
Zwiększenie wydajności pracowników biurowych
Robienie cogodzinnych przerw od pracy poprawia koncentrację.
Trzyminutowa aktywność fizyczna co godzinę zwiększa kreatywność.
Duże ekrany z możliwością regulacji zwiększają tempo pracy.
Kompaktowe klawiatury z jasnymi klawiszami zwiększają tempo pracy.
Laptop z podstawką oraz zewnętrzną myszką i klawiaturą zwiększa tempo pracy.
Wspólne cele pracowników i pracodawców
Profesjonalni sportowcy wyznaczają sobie czas na fizyczny i psychiczny odpoczynek, co umożliwia im codzienne doskonalenie i osiąganie dobrych wyników w kluczowych momentach. Na tej samej zasadzie pracownicy biurowi mogą zwiększyć swoją wydajność robiąc trzyminutowe przerwy na spacer po każdej godzinie pracy, a także używając regulowanego ekranu o przekątnej co najmniej 19 cali oraz zewnętrznej myszki i klawiatury. Takie zmiany pozwolą ograniczyć nadgodziny i osiągnąć cele zarówno pracowników, jak i pracodawców.
Więcej informacji o praktycznym zastosowaniu tych rozwiązań można znaleźć w artykule „Jak zwiększyć wydajność pracy obserwując profesjonalnych sportowców: praktyczny poradnik”.
Powyższy tekst powstał na podstawie angielskiego artykułu „Office employees are like professional athletes! Improving work performance with insights from pro sports”.
Bibliografia
- Danziger S, Levav J, Avnaim-Pesso L. Extraneous factors in judicial decisions. Proc Natl Acad Sci U S A. 2011;108(17):6889-92.
- Tucker PT & Folkard S. Working Time, Health and Safety: a Research Synthesis Paper. International Labour Office, Geneva, Editor: Conditions of Work and employment Series No. 31, 2012.
- Boksem MAS, Lorist MM, Meijman TF. Effects of mental fatigue on attention: an ERP study. Cognitive Brain Research. 2005;25:106-117.
- Lorist MM, Boksem MAS, Ridderinkhof KR. Impaired control and reduced cingulate activity during mental fatigue. Cognitive Brain Research. 2005; 24: 199-205.
- Lorist MM, Klein M, Nieuwenhuis S, De Jong R, Mulder G, Meijman TF. Mental fatigue and task control: planning and preparation. Psychophysiology. 2000; 37:614– 625.
- van den Heuvel SG, de Looze MP, Hildebrandt VH, Thé KH. Effects of software programs stimulating regular breaks and exercises on workrelated neck and upper-limb disorders. Scand J Work Environ Health. 2003 Apr;29(2):106-16.
- Hedge A and Evans SJ.Ergonomic Management Software and Work Performance: An evaluative study. Cornell University Human Factors Laboratory Technical Report /RP2501, Ithaca, NY, 2001.
- Thayer RE. Calm Energy: How People regulate Mood with Food and Exercise. Oxford University Press. 2008.
- Oppezzo M, Schwartz DL. Give your ideas some legs: the positive effect of walking on creative thinking. J Exp Psychol Learn Mem Cogn. 2014;40(4):1142-52.
- Raptis D, Tselios N, Kjeldskov J, Skov M. Does size matter? Investigating the impact of mobile phone screen size on users’ perceived usability, effectiveness and efficiency. Proceeding MobileHCI ‘13 Proceedings of the 15th international conference on Human-computer interaction with mobile devices and services. Pages 127-136.
- Findlater L, McGrenere J. Impact of Screen Size on Performance, Awareness, and User Satisfaction With Adaptive Graphical User Interfaces. Proceeding CHI ‘08 Proceedings of the SIGCHI Conference on Human Factors in Computing Systems. Pages 1247-1256.
- Chaparro B, Nguyen B, Phan M, Smith A, Teves J. Keyboard Performance: iPad versus Netbook. Usability News. 2010;12 (2).
- IJmker S. Inrichten Werkplek. Almere. 2015. https://www.bakkerelkhuizen.nl/nieuws/whitepaper-het-inrichten-van-eenwerkplek/
- Lindblad A, Hendriksson-Larrsén, K, Bongers, P, The effect of using a laptopstation compared to using a standard laptop PC on the cervical spine torque, perceived strain and productivity, Applied Ergonomics, 2004;35: 147-152
- Sommerich CM, Joines SM, Psihogios JP. Effects of computer monitor viewing angle and related factors on strain, performance, and preference outcomes. Hum Factors. 2001;43(1):39-55.
Wprowadzenie
Sukcesy w biurze osiąga się tak samo, jak na stadionie olimpijskim – latami ciężkiej pracy i samodoskonalenia, których rezultaty widać w momentach próby. W poniższym artykule radzimy pracodawcom i pracownikom, w jaki sposób mogą wykorzystać metody podpatrzone u profesjonalnych sportowców, aby zwiększyć wydajność pracy i zyskać więcej czasu na osiąganie swoich celów także w życiu prywatnym.
Klucz do sukcesu: regeneracja
Na pracowników biurowych nakłada się coraz więcej codziennych obowiązków. Jednocześnie podejmują oni nowe wyzwania wymagające kreatywności i umiejętności rozwiązywania problemów. Jak można to pogodzić?
W profesjonalnym sporcie kluczem do sukcesu jest regeneracja, która umożliwia robienie codziennych postępów w dłuższej perspektywie czasowej. To właśnie dzięki tej ciągłości sportowcy osiągają swoją szczytową wydajność. Czas na odzyskanie sił musi się znaleźć między dwoma rodzajami ćwiczeń wykonywanymi podczas jednej sesji treningowej, a także między dwoma sesjami treningowymi odbywającymi się tego samego dnia. Niewystarczająca regeneracja może mieć negatywny wpływ na postępy, a nawet prowadzić do kontuzji.
Spadek i wzrost wydajności profesjonalnych lekkoatletów podczas treningów i regeneracji.
W przypadku profesjonalnych lekkoatletów regeneracja polega na psychicznym i fizycznym odpoczynku. Na odpoczynek fizyczny z reguły składa się dziewięć godzin snu w nocy oraz półtoragodzinna, popołudniowa drzemka w ciągu dnia. Oprócz tego każdy plan treningowy przewiduje czas na regenerację, tak aby sportowcy mogli całkowicie skupić się na wykonywaniu ćwiczeń wedle własnych sił i umiejętności. Z kolei odpoczynek psychiczny (np. spędzanie czasu z rodziną i przyjaciółmi) stanowi okazję do spokojnego przemyślenia niepowodzeń i pomaga lekkoatletom wytrwać w treningach tak długo, aż ich wysiłki zaczną przynosić efekty.
Skoro więc regeneracja ma tak ogromne znaczenie dla profesjonalnych sportowców, w jaki sposób może wpłynąć na pracowników biurowych?
Regeneracja a wydajność pracy
Wpływ niewystarczającej regeneracji na wydajność pracy był przedmiotem wielu różnych badań. Zaobserwowano na przykład, że po dwóch godzinach pracy sędziowie przestali udzielać zwolnienia warunkowe ubiegającym się o nie więźniom, ponieważ pojawiło się u nich zmęczenie wynikające z ciągłego podejmowania decyzji (Danziger, et al., 2011). Na początku odsetek wniosków rozpatrzonych pozytywnie wynosił 65%, a w ciągu dwóch godzin spadł poniżej 10%. Z kolei po okresie regeneracji wrócił do 65%. Spadku liczby zatwierdzonych wniosków nie dało się wyjaśnić innymi czynnikami, takimi jak powaga popełnionego przestępstwa, sędzia, prawnik lub lokalizacja więzienia. Jak się okazało, to zmęczenie sędziów spowodowało u nich problemy z podjęciem rozważnej, przemyślanej decyzji. W efekcie woleli wybrać bezpieczniejszą opcję i odmówić zwolnienia warunkowego.
Podobną tendencję da się zaobserwować w halach fabrycznych. W ciągu ostatnich 30 minut dwugodzinnej zmiany zdarza się dwa razy więcej wypadków, niż w ciągu pierwszych 30 minut (Tucker & Folkard, 2012).
To samo zjawisko występuje również podczas korzystania z wyświetlaczy ekranowych. Uwaga użytkowników rozprasza się już po 20 minutach, a po godzinie ich wydajność spada z powodu niższego tempa pracy lub większej częstotliwości popełniania błędów (Boksem, et al., 2005; Lorist, et al., 2000, 2005). Nasuwa się więc pytanie, czy skoro niewystarczająca regeneracja powoduje spadek wydajności, zapewnienie pracownikom dłuższego okresu na odpoczynek może ją poprawić.
„Zmęczenie powoduje, że sędziowie mają trudności z podejmowaniem przemyślanych decyzji. Dla więźniów oznacza to, że ich szansa na uzyskanie zwolnienia warunkowego na początku dnia wynosi 65%, a dwie godziny później poniżej 10%. Po odpoczynku sędziego odsetek udzielonych zwolnień warunkowych znów wzrasta do 65%”.
Źródło: Danziger, et al., 2001.
Spadek i wzrost wydajności w pracy sędziów w ciągu dnia (źródło: Danziger, et al., 2001)
Jak zwiększyć wydajność pracowników biurowych
Czas na regenerację
Jeśli pracownicy korzystający z wyświetlaczy ekranowych robią sobie przerwy na odpoczynek, zwiększa się ich tempo pracy i zmniejsza się częstotliwość popełniania błędów (Van den Heuvel, et al., 2002; Hedge, et al., 2001). Jeśli natomiast podczas tych przerw wychodzą z biura na krótki spacer, nabierają energii i świeżego spojrzenia (Thayer, 2008). Dzięki temu zwiększa się ich kreatywność i zdolność rozwiązywania problemów (Oppezzo & Schwartz, 2014). W praktyce oznacza to, że pracownicy korzystający z wyświetlaczy ekranowych mogą zwiększyć swoją wydajność robiąc krótki, trzyminutowy spacer po każdej godzinie pracy.
Odpoczynek psychiczny
Odpoczynek psychiczny jest równie ważny dla pracowników biurowych, jak dla profesjonalnych sportowców. Aby jednak przyniósł pożądane efekty, pracownikom należy zapewnić odpowiednią ilość wolnego czasu, kiedy nie myślą już swoich obowiązkach. Gdy wymagania i oczekiwania wobec pracowników rosną, warto zadbać, by nie wiązało się to z dłuższymi godzinami pracy. Dobrym rozwiązaniem może się okazać praca zdalna, która eliminuje konieczność dojeżdżania do biura. Pracownicy mogą także spróbować wprowadzić drobne zmiany, które pozwolą im zaoszczędzić czas.
Oszczędność czasu
Aby zaoszczędzić nieco czasu, warto zoptymalizować warunki pracy z wyświetlaczami ekranowymi (pod tym określeniem najczęściej kryją się urządzenia takie jak komputery stacjonarne, laptopy, tablety i smartfony). Liczba spędzanych z nimi godzin ciągle rośnie, a i tak nie uwzględnia czasu, który przeznaczamy na korzystanie z nich dla rozrywki. Do szybkiej pracy potrzeba monitora o przekątnej co najmniej 19 cali – na smartfonie, tablecie lub laptopie pracuje się znacznie wolniej z powodu mniejszych rozmiarów ekranu (Raptis, et al., 2013; Findlater & McGrenre 2008).
Małe ekrany to nie jedyna wada mobilnych urządzeń. Pisanie na smartfonie czy tablecie jest dużo wolniejsze niż na tradycyjnej klawiaturze, a brak odczuwalnej informacji zwrotnej powoduje, że pisanie na tablecie jest o 26% wolniejsze niż pisanie na klawiaturze komputera (Chaparro, et al., 2014). Istotnym czynnikiem jest też kolor: 80% pracowników pisze szybciej na jasnej klawiaturze z ciemnymi znakami niż na ciemnej klawiaturze z jasnymi znakami (IJmker, 2015). Większość osób w ogóle nie używa numerycznej części klawiatury, można więc bez żalu wymienić klawiaturę standardową na kompaktową. Pozwoli to zmniejszyć odległość ręki do myszki i tym samym przyspieszyć pracę.
Po ustawieniu laptopa na podstawce oraz wyposażeniu pracownika w zewnętrzną myszkę i klawiaturę tempo pracy zwiększa się (w zależności od wykonywanych zadań) od 17% (Lindblad, et al., 2004) do aż 115% (Sommerich, et al., 2001).
Zwiększenie wydajności pracowników biurowych |
| Robienie cogodzinnych przerw od pracy poprawia koncentrację. |
| Trzyminutowa aktywność fizyczna co godzinę zwiększa kreatywność. |
| Duże ekrany z możliwością regulacji zwiększają tempo pracy. |
| Kompaktowe klawiatury z jasnymi klawiszami zwiększają tempo pracy. |
| Laptop z podstawką oraz zewnętrzną myszką i klawiaturą zwiększa tempo pracy. |
Wspólne cele pracowników i pracodawców
Profesjonalni sportowcy wyznaczają sobie czas na fizyczny i psychiczny odpoczynek, co umożliwia im codzienne doskonalenie i osiąganie dobrych wyników w kluczowych momentach. Na tej samej zasadzie pracownicy biurowi mogą zwiększyć swoją wydajność robiąc trzyminutowe przerwy na spacer po każdej godzinie pracy, a także używając regulowanego ekranu o przekątnej co najmniej 19 cali oraz zewnętrznej myszki i klawiatury. Takie zmiany pozwolą ograniczyć nadgodziny i osiągnąć cele zarówno pracowników, jak i pracodawców.
Więcej informacji o praktycznym zastosowaniu tych rozwiązań można znaleźć w artykule „Jak zwiększyć wydajność pracy obserwując profesjonalnych sportowców: praktyczny poradnik”.
Powyższy tekst powstał na podstawie angielskiego artykułu „Office employees are like professional athletes! Improving work performance with insights from pro sports”.
Bibliografia
- Danziger S, Levav J, Avnaim-Pesso L. Extraneous factors in judicial decisions. Proc Natl Acad Sci U S A. 2011;108(17):6889-92.
- Tucker PT & Folkard S. Working Time, Health and Safety: a Research Synthesis Paper. International Labour Office, Geneva, Editor: Conditions of Work and employment Series No. 31, 2012.
- Boksem MAS, Lorist MM, Meijman TF. Effects of mental fatigue on attention: an ERP study. Cognitive Brain Research. 2005;25:106-117.
- Lorist MM, Boksem MAS, Ridderinkhof KR. Impaired control and reduced cingulate activity during mental fatigue. Cognitive Brain Research. 2005; 24: 199-205.
- Lorist MM, Klein M, Nieuwenhuis S, De Jong R, Mulder G, Meijman TF. Mental fatigue and task control: planning and preparation. Psychophysiology. 2000; 37:614– 625.
- van den Heuvel SG, de Looze MP, Hildebrandt VH, Thé KH. Effects of software programs stimulating regular breaks and exercises on workrelated neck and upper-limb disorders. Scand J Work Environ Health. 2003 Apr;29(2):106-16.
- Hedge A and Evans SJ.Ergonomic Management Software and Work Performance: An evaluative study. Cornell University Human Factors Laboratory Technical Report /RP2501, Ithaca, NY, 2001.
- Thayer RE. Calm Energy: How People regulate Mood with Food and Exercise. Oxford University Press. 2008.
- Oppezzo M, Schwartz DL. Give your ideas some legs: the positive effect of walking on creative thinking. J Exp Psychol Learn Mem Cogn. 2014;40(4):1142-52.
- Raptis D, Tselios N, Kjeldskov J, Skov M. Does size matter? Investigating the impact of mobile phone screen size on users’ perceived usability, effectiveness and efficiency. Proceeding MobileHCI ‘13 Proceedings of the 15th international conference on Human-computer interaction with mobile devices and services. Pages 127-136.
- Findlater L, McGrenere J. Impact of Screen Size on Performance, Awareness, and User Satisfaction With Adaptive Graphical User Interfaces. Proceeding CHI ‘08 Proceedings of the SIGCHI Conference on Human Factors in Computing Systems. Pages 1247-1256.
- Chaparro B, Nguyen B, Phan M, Smith A, Teves J. Keyboard Performance: iPad versus Netbook. Usability News. 2010;12 (2).
- IJmker S. Inrichten Werkplek. Almere. 2015. https://www.bakkerelkhuizen.nl/nieuws/whitepaper-het-inrichten-van-eenwerkplek/
- Lindblad A, Hendriksson-Larrsén, K, Bongers, P, The effect of using a laptopstation compared to using a standard laptop PC on the cervical spine torque, perceived strain and productivity, Applied Ergonomics, 2004;35: 147-152
- Sommerich CM, Joines SM, Psihogios JP. Effects of computer monitor viewing angle and related factors on strain, performance, and preference outcomes. Hum Factors. 2001;43(1):39-55.
