Dawniej przeciętny pracownik biurowy spędzał cały dzień we własnym gabinecie: palił fajkę, wykonywał telefony, czytał dokumenty, przyjmował gości i od czasu do czasu organizował spotkania. O 10 rano wypijał filiżankę kawy, a o 12 zjadał trzy przyniesione z domu kanapki.

Dzisiaj taki obraz należy do przeszłości; pracownicy mają elastyczne godziny pracy, a większość danych znajduje się na serwerach zamiast na papierze. Ponadto jest o wiele więcej pracujących kobiet, które próbują pogodzić karierę z domowymi obowiązkami. Elastyczne godziny pracy oraz praca zdalna mogą pomóc w osiągnięciu lepszej równowagi między życiem prywatnym i zawodowym, ograniczyć negatywny wpływ na środowisko i zmniejszyć bieżące koszty utrzymania biura.

Jakie są zalety elastycznych godzin pracy i pracy zdalnej?

Elastyczne godziny pracy i praca zdalna przynoszą wiele korzyści związanych ze zmianami społecznymi i technologicznymi.

W ostatnich latach znacznie zwiększył się odsetek osób pracujących na pół etatu, w niepełnym wymiarze godzin i wybierających elastyczne godziny pracy. To sprawiło, że zmienił się sposób korzystania z przestrzeni biurowej – nie wszystkie stanowiska pracy są stale zajęte, co naraża pracodawców na niepotrzebne koszty i zmniejsza wydajność. Oprócz tego zaczęło pracować dużo więcej kobiet, które próbują pogodzić obowiązki zawodowe i domowe. Możliwość samodzielnego decydowania o własnych godzinach pracy sprawia, że łatwiej jest znaleźć równowagę między karierą i życiem osobistym.

Liczba korków na drogach sprawia, że pracownicy nie tylko później przyjeżdżają do pracy, ale też później wracają do domu. W tej sytuacji praca zdalna jest ciekawą alternatywą, która pozwala częściowo uniknąć stania w korkach, jednocześnie ograniczając emisję dwutlenku węgla (o czym będzie mowa dalej).

Obecnie firmy i organizacje coraz częściej mają strukturę poziomą i skupiają się na współpracy. Dostępnych jest mniej stałych miejsc pracy, a zamiast struktury hierarchicznej pracodawcy coraz częściej wybierają model pracy skupiający się na projekcie, ze zmieniającymi się stanowiskami i lokalizacjami. Ponadto coraz większą rolę zaczyna odgrywać dostęp do informacji i możliwość ich wymiany. Wydajnie zaprojektowane biuro nie tylko dopasowuje się do nowych trendów, ale wręcz ułatwia efektywną współpracę. Elastyczna przestrzeń robocza ułatwia pracę w grupie ze stale zmieniającym się składem, a biurowe ogrody są dobrym miejscem na szybkie konsultacje ze współpracownikami.

Technologia informacyjna pozwala pracować z dowolnego miejsca i o dowolnej porze. Jest to możliwe, ponieważ dane są coraz częściej przechowywane w centralnej lokalizacji, do której dostęp ma każda osoba z loginem i hasłem.

 

Warunki pracy zdalnej

Do obowiązków pracodawcy należy zapewnienie osobie pracującej zdalnie zdrowego stanowiska pracy. W związku z tym pracodawca i pracownik muszą ustalić między sobą jasne zasady dotyczące zadań i przestrzeni roboczej. Miejsce pracy w domu powinno być zorganizowane w taki sposób, aby było wygodne i wydajne. Warto jest podpisać umowę o pracy zdalnej, wyszczególniającą obowiązki pracownika oraz wymagania dotyczące jego przestrzeni roboczej. Inne zagadnienia, które warto wziąć pod uwagę, to:

• Kto jest właścicielem sprzętu?
• Czy pracownik ma prawo wykorzystywać sprzęt także w celach prywatnych?
• Jak często i jak długo pracownik może pracować z domu?
• W jaki sposób pracownik ma się kontaktować z biurem?
• Jaka jest dystrybucja kosztów?
• Jak należy zorganizować miejsce pracy z punktu widzenia ergonomii? (nawet stanowisko domowe musi przestrzegać odpowiednich przepisów dotyczących zdrowia i bezpieczeństwa pracy!)
• Jak wytyczyć granicę między życiem zawodowym i prywatnym? Jak znaleźć między nimi równowagę?

 

Warunki wdrożenia koncepcji nowoczesnego biura

Udane wdrożenie innowacyjnych rozwiązań biurowych wymaga spełniania kilku ważnych warunków. Po pierwsze należy pamiętać, aby traktować proces pracy, projekt zagospodarowania biura, przydzielanie stanowisk pracy, technologię informacyjną oraz strukturę organizacyjną jako całość, ponieważ zmiana któregokolwiek elementu będzie miała konsekwencje dla pozostałych. Dla przykładu, wprowadzenie wspólnej przestrzeni roboczej ma zazwyczaj wpływ na kulturę organizacyjną. W niektórych przypadkach efekty mogą się okazać zaskakujące – w pewnej firmie, które wprowadziła elastyczne godziny pracy, pracownicy zaczęli przychodzić do biura coraz wcześniej. Jak się okazało, wszyscy chcieli sobie zająć miejsce przy oknie.

Kolejnym warunkiem stworzenia innowacyjnej przestrzeni biurowej jest poznanie nowych systemów technologii informacyjnej. To z kolei wymaga czasu i wiąże się z kosztami. Ponadto należy znaleźć równowagę między prywatnością pracowników a ich dostępnością dla pracodawcy. Firma powinna także rozważyć najlepszy sposób na zapewnienie ochrony poufnych danych.

Ogólnie rzecz biorąc, osobista przestrzeń robocza jest utrzymywana w większej czystości, ponieważ pracownik uważa ją za własną. Odwrotnie ma się rzecz w przypadku przechodnich stanowisk pracy, dlatego zawsze warto wyraźnie umówić się z pracownikami w kwestii sprzątania po sobie miejsca pracy – jest to tzw. polityka CleanDesk.

Kolejnym wyzwaniem jest upewnienie się, że pracownicy są zawsze dostępni dla siebie nawzajem. Nawet w przypadku, gdy dana osoba codziennie pracuje przy innym stanowisku, współpracownicy nie powinni mieć problemu z jej znalezieniem. Warto, aby pracodawca rozważył tego typu problemy przed wprowadzeniem jakichkolwiek zmian.

 

Warunki środowiskowe

Praca zdalna jest również przyjazna dla środowiska. W Holandii średnia łączna odległość pokonywana na trasie dom-praca-dom wynosi 110 milionów kilometrów dziennie. Wprowadzenie pracy zdalnej i elastycznych godzin pracy mogłoby znacznie zmniejszyć tę odległość – wystarczy jeden dzień pracy z domu w tygodniu, aby zredukować liczbę
kilometrów o 20%!

 

 

Oto przykład ilustrujący rzeczywistą skalę korzyści finansowych i środowiskowych: firma zatrudniająca 100 pracowników pozwoliła im pracować zdalnie raz w tygodniu. W ten sposób udało się zaoszczędzić 22 km x 200 dni roboczych w roku x 20% (praca zdalna raz w tygodniu) = 880 kilometrów na osobę. Innymi słowy, firma zaoszczędziła 88 tysięcy kilometrów w ciągu roku, zmniejszając emisję dwutlenku węgla o 11 880 000 gramów rocznie. Oprócz oczywistych korzyści dla środowiska takie rozwiązanie ma też zalety finansowe: przy założeniu, że średnia cena za przejechany kilometr to 19 eurocentów, można zaoszczędzić nawet 16 720 euro. Nie należy też zapominać o znacznej oszczędności czasu.

 

Oszczędź na niepotrzebnych stanowiskach pracy

Wystarczy przejść się po typowym biurze, aby zauważyć niewykorzystaną przestrzeń roboczą i nieużywane stanowiska pracy, które niepotrzebnie zawyżają koszty utrzymania. Ile można by zaoszczędzić zmniejszając łączną liczbę miejsc pracy? W przywołanym powyżej przykładzie firma pozwoliła swoim pracownikom pracować zdalnie raz w tygodniu, co pozwoliło ograniczyć liczbę stanowisk biurowych o 10-20%. Utrzymanie typowego stanowiska kosztuje od 17 do 27 tysięcy euro rocznie, co oznacza, że redukcja miejsc pracy pozwala zaoszczędzić co najmniej 20 x 17 000 euro = 340 000 euro rocznie. Ta kwota nie uwzględnia oczywiście pieniędzy, które trzeba zainwestować w stworzenie stanowisk pracy dla osób pracujących zdalnie.

 

Praktyczne wdrożenie

Jak powinno wyglądać elastyczne stanowisko pracy oraz stanowisko do pracy zdalnej? Jakie wymagania muszą spełniać?

W większości przypadków praca zdalna lub elastyczna odbywa się na laptopie. Laptop nie spełnia następujących wymagań prawnych:

• Ekran powinien dać się łatwo przemieszczać, regulować i obracać.
• Klawiatura musi oddzielna od ekranu i lekko pochylona.
• Klawiatura musi pozostawiać wystarczająco dużo miejsca na wygodne ułożenie dłoni i ramion użytkownika.

Istnieje kilka możliwych rozwiązań, które zapewniają zgodność stanowiska pracy z powyższymi wymaganiami. Jednym z nich jest przenośny uchwyt na laptopa z osobną kompaktową klawiaturą i zewnętrzną myszką. Zaletą tego rozwiązania jest możliwość łatwego przenoszenia sprzętu w torbie lub plecaku na laptopa. Minusem zaś jest to, że użytkownik musi ponownie podłączać kable za każdym razem, gdy zmienia miejsce pracy.

Alternatywą jest korzystanie z zamocowanego na stałe uchwytu na laptopa ze stacją dokującą. W takim przypadku można stworzyć ergonomiczne stanowisko pracy wyposażone w podstawkę na dokumenty, korzystając z takiego samego systemu w domu i w biurze. Trzecia opcja to umocowany na stałe uchwyt na laptopa ze stacją dokującą i zewnętrznym ekranem. Ekrany laptopów są z reguły dość małe i korzystanie z nich przez dłuższy czas jest niewygodne. Większy ekran zapewnia użytkownikowi lepszy widok oraz pozwala wyświetlać więcej danych naraz. Ponadto ostatnie badania wykazały, że korzystanie z dwóch ekranów zwiększa wydajność i ogranicza margines błędu. Te zalety wydają się być kluczowe dla pracodawców, który zazwyczaj są skupieni na cięciu kosztów.

Poniżej znajduje się kilka dodatkowych, przydatnych wskazówek:

• Stanowisko pracy powinno dać się łatwo dopasować do potrzeb użytkownika (np. poprzez regulację wysokości biurka i ekranu).
• Warto zapewnić pracownikom odpowiednie informacje na temat przystosowania stanowiska pracy, pracy zdalnej oraz elastycznych godzin pracy.
• Na stanowisku pracy można przewidzieć miejsce na przechowywanie przedmiotów osobistych oraz papierowych dokumentów, np. szafkę lub wózek (zamiast torby na laptopa).
• Należy pamiętać o higienie: używanie wspólnych telefonów, klawiatur i biurek może prowadzić do zakażeń. Na klawiaturze czy blacie biurka znajduje się więcej bakterii niż na desce toaletowej.

Podsumowując, wprowadzenie elastycznych godzin pracy oraz pracy zdalnej wymaga dobrze przemyślanej polityki, a także inwestycji w miejsce pracy i pracowników. W ostatecznym rozrachunku oferuje jednak znaczne oszczędności i korzyści dla pracodawcy, pracownika oraz środowiska.

 

---

oryginalny artykuł ze strony Bakker Elkhuizen: Smart combination of work, private life and environment